Bei Schulungen zu Microsoft Project bin ich immer wieder erstaunt, dass die allermeisten gar nicht wissen, was ein Projektstrukturplan (PSP) eigentlich ist. Meistens wird dort auch berichtet, dass deren Projekte oft mit viel Hektik verbunden sind und seltenst bis gar nicht die Planung aufgeht. Eine Schulung zu Project ist dort schon sehr gut, aber zum Projektmanagement gehört noch das ein oder andere dazu. So werden beispielsweise Konzeptionen oftmals nicht erstellt, weil das zuviel Zeit in Ansprich nehmen würde, die unnötige Kosten verursachen.
Meiner Erfahrung nach ist aber meist das Gegenteil der Fall. Zwar muss im Vorfeld mehr Zeit aufgewendet werden, aber nach hinten raus rechnet sich das (immer)!
Projekte sind bekanntlich stets etwas einmaliges, Somit erscheinen PSP`s schwierig zu sein. Jedoch ist ein Unternehmen in einer bestimmten Branche mit entsprechendem Wissen und Know-How unterwegs und weiß doch sehr genau, welche Arbeiten zu einem bestimmten Paket dazu gehören.
Angenommen Sie sind im Messebau tätig und sollen eine Messehalle mit Infobereichen ausbauen. Mal ist es eine kleine, mal eine große Halle. Mal ist es ein kleiner Infobereich, mal ein großer und dann gibts da vielleicht noch eine Bühne mit Live-Shows. Manche brauchen aufwendige Stromversorgungen, manche nicht, andere vielleicht noch einen Wasseranschluss.
Somit bietet es sich an, einen allgemeinen Plan in Word, Excel, Visio oder einer anderen geeigneten App zu erstellen, die die einzelnen Arbeitspakete festhält und beschreibt. Hier ein sehr einfaches Beispiel:
Wobei es egal ist, wie sie den PSP anordnen. Ein hirarchischer Aufbau wird meist bevorzugt, aber Sie sind hier an nichts gebunden. Sinn macht es nun festzuhalten, was dort im Detail gemacht werden muss. Also beispielsweise das Kabel beim Stromanschluß vom Generator verlegt werden müssen, dass Steckdosen mit 220 Volt zur Verfüguing stehen, das bei der Bühne ein anderer Stromanschluß vorhanden sein muss, etc. Auch ist es sinnvoll die einzelnen Arbeitspakete zu kennzeichnen (beispielsweise farblich), die von Fremdfirmen übernommen werden. Auch kann bei den einzelnen Paketen festgehalten werden, welche Ressourcengruppe/einzelne Ressource/Abteilung dafür zuständig ist, sofern dieses schon bekannt ist. Beim Stromanschluß wären das eventuell die "Elektriker", "Sanitär" beim Wasseranschluß, "Tischler" bei den Tischen, "Herr Mustermann", unser Spezialist, bei der Beflanzung.
Auf diese Weise ist bereits vor der konkreten Projektplanung bekannt, welche Arbeitspakete ausgeführt werden müssen und welche Ressourcen dafür zuständig sind. Da die PSP-Nummern im Projektplan übernommen werden, kann jederzeit nachgeschaut werden, was alles gemacht und ausgeführt werden muss. Fehler bei der Planung, die passieren, weil ein Arbeitspaket "vergessen" wurde, werden damit weitgehend eliminiert. Je nach dem, wie Sie nun die Planung herunterbrechen, reicht es oft bereits aus, ein "oberes Paket" im PSP für die Projektplanung auszuwählen. Ob die Bühne nun groß´oder klein ist - die generelle Vorgehensweise ist immer gleich. Mal braucht man mehr Lampen, mal weniger, aber immer muss ein Beleuchtungsrack aufgebaut werden und das macht immer die Abteilung "xyz".
Bei der Projekplanung können Sie nun in aller Ruhe zeitliche Abläufe und Ressourcenzuordnungen planen, aber Sie wissen stets, WAS gemacht werden muss! Der PSP beschreibt die einzelnen Arbeitspakete. Wie detailiert Sie das machen (können), ist letztlich Ihr Ermessen oder ergibt sich eventuell auch aus Notwendigkeiten. Brauchen Sie bestimmte Materialien oder Maschinen oder Spezial-Werkzeuge, die eine sorgfältige Planung erfordern, halten Sie es im PSP fest!
Der PSP-Code ist die Gliederungsnummer. In meinen obigen Beispielen habe ich das einfach durchnummeriert. Sie können das aber frei gestalten und beispielsweise auch nach Paketen sortieren. Ein Beispiel für den "Großen" Infotisch:
G-ST-F (Groß-Stromanschluß-Fremdfirma)
2-2.1-F (das gleiche, nur anders aufgebaut)
Oder ganz anders. Suchen Sie Bezeichnungen, die Sie sicher zuordnen können, die Ihnen auf den "ersten Blick" verrät, um was es da geht. - Oder machen Sie es ganz anders ;)
Auch eine Möglichkeit ist es einzelne PSP's zu erstellen, die dann in einem oberen PSP mit dem PSP-Code zugeordnet werden. So könnte man im oberen Beispiel sehr gut die Elektroarbeiten gesondert aufführen und dann im jeweiligen Arbeitspaket lediglich den PSP-Code der Elektroarbeiten, die im Kern immer gleich sind, zuordnen. Der PSP ist nicht für zeitliche Abläufe, Terminierungen oder ähnlichem zuständig, sondern erfasst die Arbeitspakete.