Wenn der Mitarbeiter Vogelsang auf einer Baustelle arbeitet, dann sitzt er immer in einem Kran. Um dem Mitarbeiter den Kran automatisch zuzuweisen, gibt es verschiedene Möglichkeiten mittels der benutzerdefinierten Felder. Allerdings wird der Kran dabei nicht als Ressource erfasst und somit weder Kosten noch Verfügbarkeit überprüft, bzw. zugewiesen. Die Kosten könnten Sie umgehen, in dem Sie die Spalte "Kosten" bei den Vorgängen einblenden und entsprechend händisch eintragen. Doch kommen wir zunächst zu den Feldern. Es gibt zwei Bereiche, wo Sie solch eine Zuweisung automatisieren können. Bei den Ressourcen und bei den Vorgängen. Leider können Sie auch nur in den jeweiligen Ansichten die Felder anzeigen lassen. So können Sie ein Ressourcenfeld auch nur bei den Ressourcen-Ansichten einblenden und ein Vorgangsfeld nur bei den Vorgängen.
Ressourcenfeld
Im Menü rufen Sie Projekt/Eigenschaften/Benutzerdefinierte Felder auf. Im dann erscheinen Fenster wählen Sie oben "Ressource" aus und vom Typ "Text". Darunter wählen Sie ein Textfeld aus, welches frei ist. Mit dem Button "Umbenennen..." vergeben Sie einen eigenen Namen für das Feld. Im Beispiel habe ich es "Feste Zuweisung" genannt. Nun müssen Sie bei den "Benutzerdefinierten Eigenschaften" auf den Button "Formel..." klicken.
Im Formelfenster müssen wir definieren, dass bei der Ressource "Vogelsang" automatisch der "Kran" zugewiesen wird, andernfalls soll nichts passieren. Damit das problemlos funktioniert, klicken Sie unten auf den Button "Funktion" und wählen dort unter "Allgemein" "IIf(...)" aus
Sie müssen nun die Formel noch anpassen. Doppelklicken Sie auf "Ausdruck" und geben [Name] ein. Mit "Name" ist der Ressourcenname gemeint. Und da es sich hierbei um ein Feld handelt, müssen die eckkigen Klammern drumherum. dahinter das Ist Gleich und den Ressourcennamen in Anführungszeichen setzen. Das ergibt dann
[Name]="Vogelsang"
Nun müssen wir definieren, was passieren soll, wenn die Ressource Vogelsang eingetragen wird. Ganz simpel soll dann "Kran" registriert werden. Heißt die Ressource nicht Vogelsang, soll gar nichts passieren. Die leere Zeichenkette mit zwei direkt aufeinanderfolgenden Anführungsszeichen gibt schlicht und ergreifend auch nichts aus.
Die ganze Formel sieht dann folgendermaßen aus:
IIf([Name]="Vogelsang";"Kran";"")
Die Anführungszeichen geben an, dass es sich um Text handelt und muss hier entsprechend angegeben werden. Lassen Sie die Anführungszeichen weg, gibt es Fehlermeldungen!
In der Ressourcen: Tabelle fügen Sie über "Neue Spalte hinzufügen" Ihr Feld zur Tabelle. Sind Sie meinem Beispiel gefolgt, wählen Sie "Feste Zuweisung" aus. Tragen Sie unter Ressourcennamen "Vogelsang" ein, wird automatisch der "Kran" zugewiesen.
Vorgangsfeld
Leider können Sie obige Zuweisung nicht bei den Vorgängen anzeigen. Dazu wird ein Vorgangsfeld benötigt.
Der Ablauf ist zunächst wie oben beschrieben. Also über das Menü die "Benutzerdefinierten Felder" auswählen. Diesmal müssen Sie aber oben dann "Vorgang" auswählen. Der Typ "Text" bleibt. Bei den "Benutzerdefinierten Eigenschaften" arbeiten wir auch wieder mit der IIf-Abfrage. Die Formel muss allerdings leicht abgeändert werden. [Name] bezieht sich hier jetzt auf den Vorgangsnamen. Das muss mit dem Ressourcennamen ausgetauscht werden. Die Formel muss also wie folgt heißen:
IIf([Ressourcennamen]="Vogelsang";"Kran";"")
Das Textfeld habe ich "Gerätezuweisung" genannt (Button: "Umbennen...").
Im GANTT-Diagramm eine "neue Spalte" und die "Gerätezuweisung" auswählen. Immer wenn Sie Vogelsang zu einem Vorgang zuweisen, wird automatisch der Kran mit ausgewählt.
Gerät bei den Balken sichtbar machen
Klicken Sie mit der rechten Maustaste in einem freien Bereich der Balkenansicht. Im Kontextmenü wählen Sie Balkenarten anzeigen/ausblenden -> Balkenarten aus. Standardmäßig ist oben bereits der Vorgang ausgewählt. Unten müssen Sie den Tab Text auswählen und dann beispielsweise "Links" Ihr Feld "Gerätezuweisung (Text1)" auswählen.
Ressource und Gerät in einer Zeile
Wenn Sie versuchen, das Feld "Gerätezuweisung" hinter den "Ressourcennamen" zu schreiben, gibt es Fehlermeldungen von Project. Egal, wie Sie versuchen die beiden Felder zu verbinden. Mit einem Trick geht das aber auch. Dazu müssen wir unsere Formel bei der "Gerätezuweisung" etwas abändern. Ich möchte den Ressourcennamen zusammen mit dem Kran ausgeben und wenn die Ressource nicht "Vogelsang" ist, soll stattdessen nur der Ressourcennamen ausgegeben werden. Die Formel muss also folgendermaßen abgeändert werden:
IIf([Ressourcennamen]="Vogelsang";[Ressourcennamen] & " mit Kran";[Ressourcennamen])
Das kaufmännische Und ("&") verbindet Zeichenketten miteinander. In diesem Fall also den Inhalt des Ressourcennamen mit dem Text für den Kran.
In der Balkenansicht kann nun der "Ressourcennamen" bei "Rechts" mit unserem Feld ersetzt werden:
Mehreren Ressourcen eine oder verschiedene Maschinen zuweisen
Wenn Sie beispielsweise den Ressourcen Vogelsang und Dunst den Kran zuweisen möchten, brauchen Sie die Formel nur wie folgt erweitern:
IIf([Ressourcennamen]="Vogelsang" Or [Ressourcennamen]="Dunst";"Kran";"")
Sie können so viele "Or" setzen wie Sie möchten und damit alle Kranführer angeben. Vergessen Sie aber nicht jedesmal "[Ressourcennamen]" hinzuschreiben, da Project sonst keine Ahnung hat, was Sie möchten ;)
Umgekehrt geht es auch. Also wenn Sie verschiedene Maschinen haben, dann können Sie die Formel wie folgt abändern:
IIf([Ressourcennamen]="Vogelsang" Or [Ressourcennamen]="Dunst";"Kran";IIf([Ressourcennamen]="Mustermann";"Bulldozer";""))
Vogelsang und Dunst bekommen immer noch den Kran und Mustermann den Bulldozer zugewiesen. Das können Sie beliebig erweitern, wird allerdings irgendwann unter Umständen etwas mühselig.