Wenn Sie Serienbriefe in Word aufrufen und als Datenquelle eine Exceltabelle auswählen, dann übernimmt Word eine führende Null bei den Postleitzahlen nicht. Die verschwindet auf geheimnisvoller Weise. Betroffen sind die Postleitzahlen aus Sachsen, die mit einer "0" beginnen. Also beispielsweise "01099 Dresden".
Es gibt mehrere Tricks, die "0" wieder in den Serienbrief zu bekommen.
Lösungen in Excel
Wenn Sie eine Adresstabelle in Excel ganz neu anlegen, dann formatieren Sie die Felder für die Postleitzahlen nicht als PLZ, sondern als Text. Das ist das einfachste. Oder - alternativ: In den Optionen (Registerkarte Datei -> Optionen), dort Daten auswählen und fast ganz unten in der rechten Seite "Führende Nullen entfernen und in Zahl konvertieren" deaktivieren. Auch das wäre ein einfacher Weg.
Existiert aber bereits eine Tabelle mit dem PLZ-Feld wird es etwas schwieriger. Sie könnten natürlich die Spalte einfach umformatieren, aber von PLZ nach Text wird die Null auch abgeschnitten. Der Weg funktioniert also nicht wirklich, es sei denn, Sie haben nur ganz wenige Datensätze. Sie können aber eine neue Spalte hinzufügen mit nachfolgender Formel:
=TEXT(B8;"00000")
Damit wird der Inhalt in Zelle B8 als Text formatiert. Und als Formatierung werden 5 Nullen vorgegeben - also die Länge unserer Postleitzahlen. Stehen dort nur vier Zahlen, weil ja die führende "0" entfernt wird, wird durch die Formatierung die erste Null geschrieben und die anderen vier Nullen mit der tatsächlichen PLZ überschrieben. B8 bezieht sich bei mir auf das PLZ-Feld. In Word müssen Sie nun dieses neue PLZ-Feld dem Serienbrief zuordnen.
Lösung in Word
Sie können das Problem aber auch relativ einfach in Word lösen:
Setzen Sie vor der Einfügemarke für die PLZ den Mauscursor und wählen in Word die Registerkarte Sendungen/Schreib- und Einfügefelder/Regeln -> Wenn... Dann... Sonst... aus. In "Feldname" wählen Sie Ihr PLZ-Feld aus. In "Vergleich" Kleiner als und in "Vergleichen mit" tragen Sie 10000 ein. Eine PLZ ohne führende Null beginnt bei "10000". Alles was als Zahl also kleiner als 10.000 ist, ist eine PLZ, wo die "0" entfernt wurde. Ergo teilen wir in der Formel mit, dass "Dann diesen Text einfügen" eine "0" geschrieben werden soll. Ist das nicht der Fall - also ist die Zahl größer oder gleich 10.000, dann soll nichts gemacht werden. Das "Sonst diesen Text einfügen" lassen wir also leer.
Das funktioniert so sehr gut und Sie haben wieder die führende "0".